CRM på 1-2-3 Allkopi

I samarbeid med Crayon AS

CRM på 1-2-3

Møte i november, avtale i desember, testing i romjulen og livedato 4. januar. Crayon brukte CRM Migration Tool da Allkopi banket på døren og hadde hastverk. Nå har Allkopi fått et verktøy som hjelper dem å tjene penger i en tøff bransje. Alt på rekordtid.

– Microsoft Dynamics CRM gir oss kollektiv hukommelse og informasjon om kundene, noe som igjen gjør oss mer lønnsomme. Nå har vi kontroll over prospekter og salgsmuligheter, og bedre forståelse av prosesser. Samtidig har vi fått vesentlig bedre rapporteringsverktøy, forteller salgssjef Roger Finstad i Allkopi AS.

Selskapet er Norges største kjede i grafisk bransje med en omsetning på 300 millioner kroner i året fordelt på 100.000 årlige oppdrag og 30.000 kunder. Totalt har de 300 ansatte fordelt på 26 avdelinger. De valgte Microsoft Dynamics CRM til både support og salgsavdelingen.

– De fleste leverandører har sine nisjer. Vi har et bredt tjenestespekter og må fornye oss fortløpende i en tøff bransje. Derfor må vi være mer kundeorienterte og aktive ute i markedet. Vi har et salgsapparat med dedikerte selgere som jobber ut fra avdelingene våre. CRM gjør det enklere for oss å jobbe strukturert med nysalg og kryssalg.

To viktige fordeler
Allkopi ser allerede flere store fordeler med Microsoft Dynamics CRM.

– Alle i Allkopi er selgere og har kontakt med kunden på et eller annet tidspunkt. I tillegg til kundedatabasen er CRM-løsningen synkronisert mot våre Microsoft Office Outlook-kontakter og videre til mobiltelefonene våre. Dette gjør at vi har tilgang til den informasjonen vi trenger, også når vi er ute på veien. Tidligere har vi opplevd at flere selgere har kontaktet den samme kunden. Med den nye løsningen er det problemet borte, forklarer Finstad.

– Dessuten blir det enklere når folk slutter eller bytter ansvarsområde, fordi kundedata og historikk ligger samlet og ikke i innboksen eller PC-en til den enkelte selgeren, legger han til.

Bedre rapportering
Allkopi har tatt i bruk de gode rapporteringsmulighetene som ligger i Microsoft Dynamics CRM.

– Tidligere rapporterte vi i Excel, og det krevde en del arbeid. Nå har vi fått effektivisert rapporteringen, og gjort dataene er tilgjengelige for alle i selskapet. Vi har fått et verktøy for framtiden som vil gjøre hverdagen vår enklere, og også gjøre oss mer bevisste på hva vi bruker tiden vår på. Vi kan blant annet se hvilke kunder vi vokser på og hvor lønnsomme de er.

– Responsen fra brukerne har vært veldig bra så langt. Microsoft Dynamics CRM kan utvides og tilpasses i alle retninger, og vi ser blant annet for oss økt integrasjon mot ordre- og faktureringssystemet vårt utover utveksling av kundedata. Vi vil for eksempel lage et system for å integrere priskalkulatoren og få strømlinjeformet gangen fra tilbud til ordre, sier Finstad.

Superrask levering
Allkopi hadde et stadig voksende behov for et CRM-verktøy, og tok kontakt med Microsoft partner Crayon.

– Jeg er mektig imponert over implementeringen. Alle data, inkludert de historiske, er hentet inn fra kundedatabasen vår. Den første brukeren var på plass 4. januar, og nå har 70 brukere vært på kurs hos Crayon og fått installert klienten, sier salgssjef Roger Finstad i Allkopi AS.

Crayon benyttet sitt egenutviklede CRM Migration Tool for migrering og synkronisering til Microsoft Dynamics CRM. Dette verktøyet er skreddersydd for å flytte informasjon fra andre systemer inn i CRM-løsningen ved hjelp av forhåndsdefinerte maler for å få riktig data på riktig plass. Du kan også opprette en ny mal ved hjelp av et eget dashboard.