Skeidar skifter system uten å stenge butikken Skeidar

I samarbeid med Hands ASA

Skeidar skifter system uten å stenge butikken

Det tar bare ett døgn, og det skjer mellom stengetid lørdag og åpningstid mandag. Når møbelgiganten Skeidar skifter til ny, moderne bransjeløsning skjer det uten redusert åpningstid. Hvis de skulle stengt varehusene for å konvertere data, ville det kostet millioner av kroner i omsetningstap per dag. Løsningen er levert av Hands, og er basert på Microsoft Dynamics AX.

– Det hjelper ikke hvor fint og flott system du har investert i hvis dataene fra det gamle systemet ikke blir migrert korrekt. Vi har migrert 22 varehus så langt, og alt har gått 100 prosent feilfritt, forteller sjefscontroller Morten Haugen i Skeidar-konsernet.

Rask migrering er svært viktig for Skeidar når de bytter ut sin nesten 30 år gamle Unix-løsning med en moderne, fleksibel og åpen løsning: Microsoft Dynamics AX og bransjeløsningen Hands Faghandel. Tre personer flytter en butikk over fra stengetid lørdag til den åpner igjen mandag.

– Vi kjørte allerede Microsoft Dynamics AX på økonomi og engros og kjente systemet. Vi visste at Hands kjenner møbelbransjen godt og har god kjennskap til Skeidar. Uten den tryggheten hadde vi nok ikke turt å legge om på denne ambisiøse måten, sier Haugen.

Omfattende migrering
Skeidar har 43 varehus, tusen ansatte og omsetter for over to milliarder kroner i året. Hvert varehus er en selvstendig juridisk enhet. De har over 130.000 varenumre fordelt på møbler og interiør. Microsoft Dynamics AX-løsningen står sentralt på hovedkontoret og vil i løpet av november håndtere alle transaksjoner i samtlige varehus.

– Hands har gjort en kjempejobb for oss og utviklet migreringsverktøy som passer våre behov. Vi gjør opplæring, utrulling og eksport av data fra gamlesystemet selv, men får verdifull hjelp til selve migreringsprosessen. Hvis vi skulle stengt et varehus for å konvertere data, ville det kostet oss et ukjent antall millioner i omsetningstap per dag. Nå gjør tre personer det på en helg, og vi tar to varehus parallelt, poengterer Haugen.

Totalt migrerer Haugen og hans seksmannsteam et stort antall millioner transaksjoner.

– Alle ordrer og bestillinger er med etter migreringen, understreker han.

Avansert handel
Møbelbransjen er spesiell fordi de både selger interiørartikler over disk som en vanlig detaljhandelsbedrift, og møbler på bestilling med forhåndsbetaling. Skeidar hadde utviklet sitt eget system over lang tid for å ta hensyn til disse prosessene. Nå får de det meste av funksjonaliteten som hyllevare.

– Microsoft Dynamics AX er et åpent system. Vi har skreddersydd de delene vi hadde behov for, og har det meste av funksjonaliteten på plass. Brukergrensesnittet er rollebasert, slik at alle kun får opp menyene de trenger. Det sparer tidstyveri i hverdagen, og gjør opplæringen enklere, sier Haugen.

I tillegg til salg driver også Skeidar import gjennom et eget selskap i konsernet. Også dette tar faghandelsløsningen hensyn til.

– Det er viktig at kassepunktene kan håndtere både kontantsalg, avbetaling og ordre. La oss si at du bestiller en sofa, og så er naboen din der en time senere og bestiller samme sofa. Da skal du ha levering før naboen. Dette er viktig for oss, og Dynamics AX kan skille bestillinger helt ned på sekundnivå. Samtidig kan du kjøpe interiørartikler når du betaler en delsum for varen du har bestilt.

Komplett løsning
– For oss er det viktig at maskinvaren er rask og at løsningen har en kraftig motor som ivaretar våre spesielle behov. Det skal ta sekunder å sjekke en vare, ikke minutter. Alt dette får vi i Dynamics AX, som vi ser på som en moderne, fleksibel og dynamisk løsning vi kan vokse videre med. Selv om en del av forretningsprosessene våre er svært kompliserte, går det meste automatisk, og systemet velger hele tiden den raskeste løsningen uten at operatøren trenger å tenke på det. Så kan du velge å gå inn manuelt ved behov.

Når alle varehusene er over på det nye systemet, starter Skeidar fase to – ny funksjonalitet.

– Vi har allerede tatt i bruk varetellingsmodulen Hands har laget for oss, og servicefunksjonen i reklamasjonsmodulen, som gir oss verdifull historikk på kundene, for eksempel med tanke på fem års reklamasjonsrett. Vi kommer til å utnytte enda flere funksjoner i Microsoft Dynamics AX når vi ser at alle er oppe på den nye plattformen, sier sjefscontroller Morten Haugen i Skeidar-konsernet.