Bokstavelig talt penger spart Notabene

I samarbeid med Hands ASA

Bokstavelig talt penger spart

Norges største uavhengige bokhandlerkjede skanner inngående fakturaer og attesterer elektronisk via Internett. Det sparer de både tid og penger på. Løsningen ligger som en modul inne i ERP-systemet Microsoft Dynamics AX.

– Alle inngående fakturaer kommer til hovedkontoret. Der får de en strekkode, blir skannet og lagret i PDF-format. Deretter går de elektronisk til en av 97 filialer, som attesterer eller kommenterer fakturaen. Vi trenger bare å oppdatere ett register uten å flytte informasjon mellom systemene, og sparer både tid og penger, forklarer økonomisjef Jan Ole Larsen i Notabene.

Norges største uavhengige bokhandlerkjede håndterer rundt 80.000 inngående fakturaer i året fordelt på 92 filialer i Norge, fire i Polen og en i Sverige. Det ville blitt mange manuelle timeverk.

– Vi har hatt et system for innskanning tidligere, men det fungerte ikke skikkelig. Nå har Hands utviklet en modul til Microsoft Dynamics AX som gjør det enkelt å distribuere bilagene. Alt vi trenger å gjøre er å sette på et bilagsnummer.

Automatisk kontering
Når bilagene er bilder i PDF-format, unngår Notabene feilkilder i innskanningen. Samtidig er de enkle å lagre, videresende og skrive ut.

– Ute på filialene logger de seg på via vårt lukkede nettverk, og bruker en vanlig nettleser for å attestere. Når butikken har godkjent fakturaen, blir den automatisk kontert. Sentralt har vi alltid komplett arkiv, tilgjengelig gjennom Microsoft Dynamics AX. Vi kan varsle hvis en faktura ikke er attestert, eksempelvis et gitt antall dager før forfall, sier Larsen.

Systemet håndterer også elektroniske fakturaer, og da blir det enda mer effektivt. Flere av leverandørene er allerede over. Elektroniske fakturaer blir direktekontert og lagt automatisk over i PDF-format.

– Vi jobber med å få flere av leverandørene over på e-faktura. I tillegg til de umiddelbare besparelsene ser vi på denne løsningen som et verktøy for fremtidig vekst. Det er et konkurransefortrinn fordi det holder bemanningen nede, påpeker han.

Integrert lønn
I tillegg til en komplett ERP-løsning med egen modul for inngående faktura er Notabene i ferd med å implementere Microsoft Dynamics AX lønnsmodul. Med 700 på lønningslisten er det den største lønnsinstallasjonen Hands har satt i drift foreløpig, Larsen ser frem til å få alt inn i ett system.

– Vi testet den nye lønnsmodulen høsten 2004 og ble overbevist. Argumentet er igjen å ha mest mulig data samlet i ett register i et kjent og fortrolig miljø. Dermed slipper vi å vedlikeholde flere systemer.

Tidligere kjørte Notabene XAL, så overgangen til Microsoft Dynamics AX var liten.

Microsoft Dynamics AX vokser med Notabene
Bokhandlerkjeden har ambisjoner om en årlig vekst på 10–15 butikker. Det krever en fleksibel ERP-løsning.

– Fra vi migrerte i september–oktober 2004, har vi udelt positive erfaringer. Hands har vært en viktig samarbeidspartner og lydhøre under utviklingen. Spesielt fakturadelen har blitt enklere med Microsoft Dynamics AX, samtidig som funksjonaliteten gjennomgående er bedre. For oss er dette en fremtidig løsning vi ønsker å basere mest mulig av økonomidataene våre på, sier økonomisjef Jan Ole Larsen i Notabene.