Bedre personalutnyttelse med nytt CRM-system FiberOptic

I samarbeid med Objectware

Bedre personalutnyttelse med nytt CRM-system

Hos FiberOptic AS er det CRM-løsningen som knytter sammen selskapets mange oppdrag og montørene som kan utføre dem. På denne måten får de mer ut av personalressursene.

Et godt CRM-verktøy er et must for å få kontroll over kunder, muligheter og potensielle salg.

– Microsoft Dynamics CRM er nettopp et slikt godt verktøy, og i tillegg kan vi bruke det til å fordele mannskap og oppgaver, sier salgs- og markedsansvarlig Roar Eckermann hos FiberOptic.

– Det gir mer effektiv ressursutnyttelse, og jeg venter at vi skal få utført mer med samme mannskapsmengde etter at vi har fått på plass CRM-løsningen, sier han.

Det landsdekkende selskapet med hovedkontor i Oslo er spesialister på fiberoptiske installasjoner både innvendig i bygg og utvendig i bydeler og på boligfelt.

Tetter hull
I servicekalenderen i CRM-systemet har FiberOptic samlet montørene, gjøremålene deres, forskjellige oppdragstyper med fastlagte tider, og alle oppdragene som er bestilt.

– Det gjør at våre prosjektledere og arbeidsledere kan fordele tilgjengelige ressurser på en svært effektiv måte via CRM-systemet. Resultatet legger seg automatisk i kalenderen i Microsoft Outlook, og der slår montørene opp for å se oppdragslisten, forteller Eckermann.

Montørene har CRM-grensesnitt mot kontorsiden både på mobil og i Microsoft Outlook. De mottar og ferdigmelder oppdragene via disse elektroniske grensesnittene, slik at all informasjon fordeles så raskt som mulig, uten at informasjon går tapt.

FiberOptic arbeider nå med å integrere disse meldingene mot databasen slik at beskjeder fra montørene går rett inn i faktureringsgrunnlaget og dokumentasjonsarkivet.

Fleksibel lisens med ekstern driftspartner
Bygging av fiberoptiske bredbåndsnett kan være svært sesongbasert – det er mest å gjøre når det er bart og telefritt. Derfor varierer antallet montører sterkt med årstidene.

FiberOptic har en hosted CRM-løsning der selve løsningen og basen ligger hos en driftspartner. Dette medførte at FiberOptic ikke hadde behov for å investere i server og infrastruktur da løsingen ble levert som en nettbasert tjeneste.

– Det gjør at det er enkelt for oss å melde montører ut og inn av løsningen. Vi har også et opplegg med differensierte lisenser etter bruksområde. Saksbehandlerne og ledelsen har den komplette versjonen, mens montørene bare bruker en ganske liten del av løsningen og kjører på en redusert og dermed rimeligere lisens, forteller Eckermann.

Dokumentasjon
Kundene hos FiberOptic er både store selskap som Hafslund og Eidsiva Bredbånd, og privatpersoner som deg og meg.

– Til sammen har vi nå nærmere 4.000 installasjoner som vi må dokumentere og ha serviceberedskap for. Det bruker vi også CRM-løsningen til, forklarer han.

I databasen er alle dokumenter og beskrivelser samlet på kunden.

– På den måten har vi raskt tilgjengelig dokumentasjon på hva vi har gjort hos mange tusen privatkunder, sier Eckermann.

Tre brukergrupper
FiberOptic har tre brukergrupper som har stor nytte av CRM-systemet på hver sin måte.

- Prosjekt- og arbeidsledere blir mer effektive ved å bruke CRM-løsningen til ressursfordeling, oppdragsstyring, tilbakemelding og dokumentasjon.

- Salgsavdelingen benytter CRM-systemet til kundeoppfølging som registrering av kundedata, segmentering, markedsføring og planlegging.

- Administrasjonen benytter løsningen for å få direkte innsyn i selskapets daglige drift og som underlag for økonomiske rapporter og beslutningsgrunnlag.

– Brukerne sier at CRM-løsningen er svært enkel å bruke og at den øker kvaliteten på arbeidet de gjør. Ledelsen er også fornøyd. De ser den langsiktige merverdien av et godt CRM-verktøy og sier at oppdaterte rapporter gir dem bedre beslutningsgrunnlag, forteller salgs- og markedsansvarlig Roar Eckermann hos FiberOptic.

Rask implementering. Lav brukerterskel
CRM-løsningen hos FiberOptic er Microsoft Dynamics CRM ble levert av selskapet Objectware AS. Hele leveransen tok kun én måned.

– Det er en tøff tidsfrist, men absolutt realistisk med Microsoft Dynamics CRM når kunden er så engasjert og konstruktiv som i dette tilfellet, sier salgssjef Eric Sundby hos Objectware.

– Microsoft Dynamics CRM trenger som regel nesten ikke spesialtilpasninger, og de som er nødvendig, er raske og enkle, sier han.

Fiberoptic AS ønsket en god del tilpasning av løsningen for å tilpasse skjermbilder og innhold til selskapets rutiner. Objectware tildelte Fiberoptic en fast konsulent som arbeidet sammen med kunden og gjorde de endringene Fiberoptic ønsket til ønsket ferdigdato.

Sundby peker også på at Microsoft Dynamics CRM er integrert i Microsoft Outlook slik at brukerne kjenner plattformen ut og inn fra før. Det gjør det til et av de enkleste CRM-systemene å innføre.

Løsningen hos FiberOptic driftes av Networks som en hosted løsning på delt server. Dette er en svært fleksibel modell for å justere antallet brukerlisenser opp og ned i takt med svingninger i behovet fra måned til måned. Det er også driftspartneren som eier og drifter servere og backup.