Bedre effektivitet og kostnadsstyring i vekstfase OSO Hotwater AS

I samarbeid med SI-Data AS

Bedre effektivitet og kostnadsstyring i vekstfase

Vekst og økt aktivitet stiller nye krav til produksjonsstyring og kostnadskontroll. OSO Hotwater, markedsledere på varmtvannsberedere, unngikk voskesmertene med Microsoft Dynamics NAV.

- Vi er blitt mye mer effektive og hver person kan håndtere en stor mengde transaksjoner. Samtidig har vi fått bedre oversikt og kontroll over kostnadene og et langt kraftigere verktøy til å styre produksjon og lager. Det igjen forenkler innkjøp, forteller IT-leder Kjell Erik Haukland i OSO Hotwater AS.

Familiebedriften på Hokksund var først i verden med serieproduserte, rustfrie varmtvannsberedere. Gjennom 30 år har de opparbeidet en ledende markedsposisjon i Norge, og nå øker også eksporten av den norske kvalitetsberederen, spesielt til England og Sverige.

For å takle veksten skiftet de allerede i 2002 ut frittstående ordre- og fakturasystemer med Microsoft Dynamics NAV (tidligere Microsoft Navision) fra SI-Data.

- Etter fire års drift er erfaringene svært gode. Vi trengte et system som både løser dagens behov og kan følge oss inn i fremtiden. Det har vi fått med Microsoft Dynamics NAV, sier Haukland.

OSO Hotwater bruker alle deler av Microsoft Dynamics NAV finans, regnskap, ordre, innkjøp, lager og produksjon. Det gir kontroll på hele verdikjeden fra salg og ordre til fakturering og avstemming.

Takler delt struktur
Konsernet OSO er delt i tre: OSO Hotwater står for salget innenlands. OSO AS produserer og OSO Hotwater Eksport selger til utlandet. Virksomheten foregår ved et hovedkontor og på fem salgsavdelinger i Norge og Sverige. Microsoft Dynamics NAV egner seg godt til en slik struktur. Alle data ligger i én felles base og alle selskapene får den tilgangen de trenger. Dermed har alle alltid tilgang til de samme dataene.

Brukerne logger seg på via tynnklient. Dataene overføres mellom selskapene daglig. Rundt tretti brukere i administrasjon og produksjon har dermed full kontroll på lagre, bestillinger og innkjøp til en hver tid.

- Hele prosessen går gjennom Microsoft Dynamics NAV. Systemet generer innkjøpsbehovene, bestillingene blir lagt inn med forventet mottak og sammen med produksjonsordren kommer stykklister som systemet setter opp. Ved alle transaksjoner i og mellom selskapene blir lagerbeholdningene ajourført og fakturaer skrevet ut automatisk. Betalinger går rett inn regnskapet, forteller Haukland.

Elektronisk utveksling
Med Microsoft Dynamics NAV har OSO Hotwater fått en moderne ERP-løsning som også kommuniserer med omverdenen.

- Vi mottar allerede ordre fra den største kunden vår elektronisk via en Microsoft BizTalk Server 2005, forteller Haukland.

Ordren trigger en rekke prosesser: Ordrebekreftelsen går tilbake samme vei, det kommer interne produksjsonsordre og stykklister, lager blir sjekket, eventuelt supplert og ajourført.

- Nå er vi også klar til å kjøre elektroniske fakturaer til kunden når jobben er ferdig. Løsningen er på plass og testet, men er ikke satt i drift foreløpig. Etter hvert vil vi kommunisere på denne måten med flest mulig kunder, for det vil øke effektiviteten ytterligere. Microsoft Dynamics NAV letter denne prosessen, for funksjonaliteten er allerede på plass.

- Microsoft Dynamics NAV gir oss store muligheter til å vokse videre. Vi har fått en stabil, moderne og oversiktelig løsning som vil gi fordeler i forhold til fremtidige behov, sier IT-leder Kjell Erik Haukland i OSO Hotwater AS.

Fleksibelt system
OSO har et litt spesielt system for varenummer - de må ha to på hvert produkt, sitt eget og standard NRF-nummer som VVS-bransjen benytter.

Microsoft Dynamics NAV holder greit orden på begge.

- De er indeksert i databasen, slik at OSO kan søke og legge inn ordre på det nummeret som er lettest å bruke der og da, forklarer gruppeleder Henrik Hella i SI-Data.

Han har vært med og levert systemet til OSO Hotwater.

- Dette er en innovativ og spennende løsning med flere tilpasninger. Microsoft Dynamics NAV inneholder svært mye funksjonalitet i utgangspunktet. Må vi likevel skreddersy, er systemet fleksibelt og lett å tilpasse, sier Henrik Hella.