Enklere å yte god service Choice Hotels Scandinavia ASA

I samarbeid med Cenium AS

Enklere å yte god service

Bedre service gir mer fornøyde gjester. Hotellsystemet Cenium, utviklet på Microsoft-plattform i samarbeid med Choice-hotellene oppgraderer servicenivå og samler alle data i én database - enklere for gjestene, enklere for Choice.

Cenium hotelløsning er utviklet av Microsoft Gold Partner Cenium og basert på Microsoft Dynamics NAV. Løsningen er skreddersydd for hotellbransjen og dekker alle funksjoner knyttet til resepsjon og overnatting fra kunden gjør sin første bestilling til han eller hun sjekker ut. Ved utsjekk blir all nødvendig informasjon automatisk ført i regnskapssystemet.

Den enkle og oversiktelige bookingfunksjonen oppretter en profil for gjesten og støtter klubbkort. Ved neste besøk ligger den eksisterende informasjonen klar og gjør alle prosedyrer raskere og enklere både for gjesten og betjeningen.

- Det er en stor fordel at alt dette er samlet i ett system, sier hotellsjef Jan Berggren ved Clarion Hotel Stockholm.

Det største hotellet i Sveriges hovedstad innførte Cenium hotelløsning ved åpningen i 2003. Per desember 2006 har Choice Hotels Scandinavia rullet ut systemet på 93 hoteller.

Berggren understreker viktigheten av det tette samarbeidet Choice-hotellene har hatt med Cenium under utviklingen av løsningen.

- Vi har kunnet påvirke prosessen underveis, og det har blant annet ført til svært god brukervennlighet og standardisering. Nå får alle hotellene én dataløsning som alle kan, og derfor blir det enkelt å låne personale ved sykdom eller permisjon. Folk fra andre Choice-hoteller har allerede kulturen og verktøyene i fingrene, poengterer han.

Takler sterk vekst
Choice Hotels Scandinavia omfatter merkenavnene Comfort, Quality, Clarion, Clarion Collection og Quality Resort. Hotellkjeden har opplevd sterk vekst og har i dag over 150 hoteller i Danmark, Norge og Sverige. I løpet av 2-3 år er målet 200 hoteller.

- I denne situasjonen må vi ha IT-verktøy som støtter veksten. Etter en pilotperiode med Cenium hotelløsning på tre hoteller fra mai 2003, startet vi utrullingen i august 2004 med en utrullingstakt på ca ett nytt hotell per uke. Vi fortsetter til alle er på samme, integrerte plattform en gang i 2008, sier prosjektleder Finn Are Røsvoll i Choice Hotels Scandinavia ASA.

- Med alle data i samme database får hotellene bedre datakvalitet og mindre dobbeltarbeid, fortsetter han.

Da kjeden startet IT-prosjektet ”Miraculix” i 2002, hadde den femten ulike systemer spredt på de forskjellige hotellene. I dag håndterer Cenium hotelløsning hele omsetningen på tre milliarder kroner.

- Enhetlige IT-verktøy er en fundamental strategi for oss, og Cenium hotelløsning er en sentral del av strategien, sier Røsvoll.

Totalløsning gir bedre planlegging
Tradisjonelt har hotellbransjen vært henvist til separate IT-løsninger for hotell, restaurant og økonomi. De måtte hente ut data og sende dem mellom løsningene med alt det fører med seg av fordyrende ekstraarbeid og feilkilder. Det slipper Choice Hotels Scandinavia.

- Med én, felles database kan vi bruke nøkkelkortet som ID og betjene gjestene med det samme verktøyet over alt på hotellet. De kan registrere seg på konferanser, kjøpe en drink eller booke et rom - informasjonen går rett inn i økonomisystemet, forklarer Røsvoll.

Med all informasjon i én base som alltid er oppdatert, blir det langt enklere å følge opp økonomien og utarbeide prognoser.

- Én ansatt i økonomiavdelingen kan følge en transaksjon fra den oppstår til den står på regningen, og gjesten slipper alle underbilagene. Med ett, felles system i hele kjeden blir det også enklere for ansatte å flytte mellom avdelinger og hoteller.

Vellykket utrulling
- Cenium er et av de få prosjektene jeg har vært med på som har kjørt på dato etter at utrullingen startet i august 2004, forteller Røsvoll.

Én utrulling nesten hver uke stiller store krav til opplæring og brukervennlighet.

- Vi utviklet nettbasert e-læring, og den er en effektiv måte å få brukerne opp på det nødvendige kompetansenivå raskt nok. Tilbakemeldingene har vært gode, både på opplæringsprogrammet og selve løsningen, sier han.

I Cenium ligger selve programmet på felles servere, og du slipper å installere på hver enkelt bruker-PC. Det betyr for eksempel at nattevakten ikke lenger må kjøre lokal backup, og de som trenger det, kan arbeide på Cenium hjemmefra eller på reiser.

- Cenium frigjør tid ved å forenkle rutiner, og løsningen tilbyr gjestene bedre service. Begge deler er viktige i en bransje med steinhard konkurranse, sier prosjektleder Finn Are Røsvoll i Choice Hotels Scandinavia ASA.

Store muligheter
I fremtiden vil det være mulig å sjekke ledige rom på alle hoteller i kjeden via Cenium. Det vet hotellsjef Jan Berggren å sette pris på.

- Gjennomsiktigheten i løsningen er en enorm fordel, spesielt her i Stockholm, der det i perioder kan være stort press på hotellene i. Hvis vi har fullt belegg i dag, må vi ringe rundt og spørre de andre hotellene om de har plass. I fremtiden vil vi kunne sjekke direkte og booke mens gjesten venter, sier han.

- For oss er det en fantastisk mulighet, og gjestene vil oppleve det som en stor merverdi og ekstra god service, sier hotellsjef Jan Berggren ved Clarion Hotel Stockholm.