Komplett løsning for komplekse prosjekt Scana Volda AS

I samarbeid med abc group AS

Komplett løsning for komplekse prosjekt

Selv om prosjektene er komplekse, kan du klare deg med ett, helhetlig ERP-system for hele virksomheten. Scana Volda økte effektiviteten og fjernet feilkilder ved å erstatte tilleggsløsninger og forskjellige grensesnitt med ABC Project & Contract basert på Microsoft Dynamics AX.

- Vi har gode erfaringer med ABC Project & Contract basert på Microsoft Dynamics AX som felles ERP-system overalt i bedriften. De gamle løsningene våre var ofte avdelingsspesifikke, med tillegg, forskjellige grensesnitt og dobbeltregistrering av data, med de feilkildene det medførte. Nå har vi en helintegrert ERP-løsning som dekker alle prosesser fra tilbud til leveranse. Med denne løsningen jobber vi mer effektivt gjennom hele organisasjonen, og har full kontroll med tilgang på all relevant informasjon, sier IT-sjef Bjarte Myrold i Scana Volda AS.

Selskapet ble grunnlagt i 1913 som Volda Mekaniske Verksted og sysselsetter 120 personer. I dag er de en del av Scana Industries og leverer propeller og gir til båter. Prosjektene er komplekse og strekker seg over 6-12 måneder. Produksjonen foregår i Norge og Tsjekkia.

I 2004 byttet de ut gamle IT-løsninger med ABC Project & Contract basert på Microsoft Dynamics AX fra abc group.

Kompleks produksjon
Produksjon av fremdriftssystemer til båter er vanskelig og tar lang tid. Nettopp derfor er det viktig for Scana Volda å ha verktøy som sikrer dem kontroll og oversikt hele veien.

- Prosjekt som varer opp til et år og involverer mange avdelinger, stiller store krav til informasjonsflyten. Den må dekke alt fra den første kontakten gjennom salgsapparatet til anlegget er installert og videre til service og vedlikehold, forklarer Myrold.

Fra salgsfremstøt til installasjon
Prosessen starter i CRM-modulen i ABC Project & Contract basert på Microsoft Dynamics AX som Scana Volda bruker til tilbud og oppfølging. Når kontrakten er undertegnet, overføres dataene til prosjektmodulen. Samtidig oppdateres et anleggregister som er spesialutviklet for å håndtere overordnet informasjon om hvilken båt anlegget skal på, type båt etc.

- Vi legger også inn en dokumentasjon på installasjonene til bruk for senere serviceoppdrag, forteller Myrold.

Når prosjektlederen har opprettet et prosjekt, utarbeider systemet en prosjektplan, komplett med forslag til stykklister og fordeling av ressurser. Hver natt kjører systemet en hovedplanlegging som genererer innkjøps- og produksjonsforslag som innkjøper og produksjonsplanlegger bruker som grunnlag.

- Vi bruker både innkjøpte og egenutviklede komponenter. Sistnevnte krever både mennesker og maskiner. Arbeidsformannen får automatiske lister som utgangspunkt for hvilke jobber som skal kjøre på hvilke maskiner, sier Myrold.

Holder oversikten
Det er også viktig at økonomiavdelingen kan følge prosjektet under produksjonen, slik at Scana Volda kan periodisere kostnader og inntekter riktig. Denne oversikten kommer fra Shop Floor Control-modulen i Microsoft Dynamics AX og Prosjekt-modulen i ABC Project & Contract, der folkene registrerer timer og materialforbruk underveis.

- Når en person stempler seg inn på en jobb, går det informasjon til både prosjektmodulen og lønnsmodulen. Når prosjektet er levert, tar en egen forsendelsesmodul over og håndterer resten. Deretter foretar vi etterkalkyler for å kontrollere kostnader og lønnsomhet. Siden alle data ligger i samme system, har vi lite manuelt arbeid med dette, sier han.

Service inkludert
For Myrold og hans kollegaer var det viktig å få serviceavdelingen inn i det samme systemet.

- Nå jobber salgsavdelingen og serviceavdelingen på samme måte, og det er en stor fordel. På denne måten får de enkelt opp dokumentasjon og historikk for hvert anlegg, og hvert serviceoppdrag blir automatisk et underprosjekt av den opprinnelige jobben. Det gir oss full kontroll med hva som har skjedd med anlegget fra første leveranse, poengterer han.

Gode erfaringer
- Vi var gjennom en lang evalueringsprosess og besøkte flere andre bedrifter før vi valgte ny løsning. ABC Project & Contract basert på Microsoft Dynamics AX virket som en moderne løsning vi kunne leve med i årene som kommer, samtidig som de tekniske løsningen virket gode. Vi har forsøkt å unngå større tilpasninger, og kjører standardløsning så langt det er mulig. Det eneste vi har gjort, er kosmetiske justeringer på skjermbilde og rapporter, forteller Myrold.

- I forhold til opplæring var det selvfølgelig en fordel at de ansatte kjente seg igjen i Windows-grensesnittet. abc group hadde dessuten kompetente medarbeidere som har fulgt oss hele veien, så vi holdt både tidsfrist og budsjett for implementeringen, sier IT-sjef Bjarte Myrold i Scana Volda AS.

ABC Project & Contract
Flere av modulene i løsningen hos Scana Volda er standard bransjeløsninger ABC Group har utviklet sammen med flere store leverandører. Vertikalen ABC Project & Contract omfatter alle prosesser knyttet til finans, ordre, innkjøp, lagerstyring, produksjons- og produksjonsstyring, kunderelasjoner, timeregistrering og lønn. I tillegg følger det med en dokumenthåndteringsløsning som gir oversikt over alle kontrakter, tegninger og annet som hører til et prosjekt. Dermed får du full kontroll over revisjoner og endringer underveis også.

- Vår målsetning er å etablere oss som en betydelig leverandør i Project og Contract-segmentet, ikke minst i olje- og gassektoren. Vi tilbyr en ekstremt skalerbar løsning, som gir ledelsen og prosjektledere full kontroll. Løsningen er enkel å bruke, samtidig som kostnadene til investering og drift er lave, sier daglig leder Geir Elvestad i ABC Group.