Office 2007 i Fredrikstad: mer effektiv kommune Fredrikstad kommune

I samarbeid med

Office 2007 i Fredrikstad: mer effektiv kommune

Microsoft Office 2007 bedrer effektiviteten i kommunen, sier utviklingssjef Ketil Johansen i Fredrikstad.

Som en av de første kommunene i landet har Fredrikstad oppgradert til Microsoft Office Professional Plus 2007.

– Det var strategisk viktig for oss å oppgradere. Det kommer stadig nye fagsystemer og andre applikasjoner som gir bedre utbytte hvis du kjører dem sammen med den nyeste versjonen. Det bedrer effektiviteten i organisasjonen, forklarer utviklingssjef Ketil Johansen.

Fredrikstad kommune har omtrent 300 fagsystemer. Mange av disse kommuniserer tett med Microsoft Office. Med bedre integrering og samhandling får kommunen mer igjen for pengene og kan yte bedre service.

Office Professional Plus 2007 benytter de nye Microsoft Office Open XML-formatene. Pakken inneholder nye funksjoner for dataintegrering, og de nye Microsoft Office Migration Management-teknologiene hjelper deg når du skal konvertere filer eller teste om de er kompatible.

Økt stabilitet
Fredrikstad kommune har en Enterprise Agreement-avtale med Microsoft og ønsker å ligge i forkant av utviklingen. Allerede 9. september 2007 rullet de ut Microsoft OfficeProfessional Plus 2007 til 1.600 brukere. Løsningen kjører på en serverfarm med tynne klienter og Windows Terminalserver.

– Vår erfaring er at applikasjonene blir stadig mer stabile. Office 2007 er et bedre produkt enn forgjengerne. Selve utrullingen gikk greit, selv om vi trengte noe mer terminalserver-kapasitet. Vi har også færre av det jeg kaller «okkulte» feil i systemet, sier Johansen.

Overraskende enkelt
Henvendelsene til hjelpetelefonen har gått ned etter at Fredrikstad kommune oppgraderte til Microsoft Office 2007. Det hadde de ikke ventet. IT-avdelingen var urolige for hva som vill skje fordi brukergrensesnittet er så annerledes. Det viste seg helt ubegrunnet

– De har rett som sier at det nye grensesnittet er svært intuitivt og lett å ta i bruk, konkluderer Johansen.

I stedet for flere fikk hjelptelefonen færre henvendelser, til tross for at det ikke var rom for noen omfattende opplæringsprosess.

– Undervisningen foregikk i større grupper der vi gikk gjennom de grunnleggende forskjellene mellom Office 2003 og Office 2007. Det holdt, selv om brukerne har svært varierende kompetanse. Det store rushet med henvendelser vi nærmest forventet etter at vi gikk på lufta, kom aldri.

Integrasjon for bedre service
Servicetorget i Fredrikstad kommune bruker Microsoft Dynamics CRM. Nå integrerer de det mot Office 2007 og gir innbyggerne bedre og raskere svar.

– CRM-løsningen er et meldingssystem der de som sitter på servicetorget kan videresende telefonhenvendelser til riktig saksbehandler. Med Office 2007 får vi bedre utnyttelse av denne løsningen, forteller utviklingssjef Johansen.

Fredrikstad kommune har en av de mest avanserte Min Side-løsningene i Kommune-Norge. Neste steg blir en integrasjon av denne løsningen med CRM-systemet.

– Da kan du følge de ulike stegene i saksgangen på en henvendelse og finne fram tidligere henvendelser og responsen på dem. Dette er enklere å få til med Office 2007, sier drifts og utviklingssjef Ketil Johansen i Fredrikstad kommune.