Økonomisystem for 70 medlemsbedrifter Varme & Bad

I samarbeid med NaviCom

Økonomisystem for 70 medlemsbedrifter

Den landsdekkende VVS-kjeden Varme & Bad investerer i nytt økonomisystem for 70 medlemsbedrifter. Systemet, Microsoft Dynamics NAV, løser generelt IT-problem i bransjen.

Da vi skulle innføre ett, felles økonomisystem for hele kjeden, som var enkelt å bruke for alle, fant vi ingen løsninger som dekket hele spekteret av funksjonalitet fra kalkyle og innkjøp til økonomi og prosjektstyring. Det beste for oss var et brukervennlig, standard økonomisystem tilpasset rørleggerbransjen, forteller Åshild Holst Johnsen, daglig leder i Varme & Bad-kjeden, en av landets mest kjente VVS-kjeder. Totalt omfatter kjeden 70 medlemsbedrifter med 450 ansatte og en samlet årlig omsetning på cirka 450 millioner kroner. De ønsket først og fremst å finne en bransjeløsning som kunne erstatte de ulike systemene som var i bruk rundt i landet.

Dette er et generelt teknologiproblem, sier daglig leder Leon Tveit hos NaviCom. Bransje-løsningene som er programmert helt fra bunnen, klarer ikke alltid å henge med i den teknologiske utviklingen, i motsetning til standard programvare med stor utbredelse, som har ressurser til stadige forbedringer. Løsningen er å velge en fleksibel plattform som dekker basis-behovene og som enkelt lar seg bygge ut og gjøre tilpasninger underveis, sier han.

Rørleggere skal smøre gjenger
Basisystemet i bunnen er Attain fra Microsoft Dynamics NAV. Det var denne løsningen Varme & Bad falt ned på etter en omfattende gjennomgang av sine behov og tilgjengelige systemer for mindre virksomheter. Rørleggere er ikke IT-eksperter. Vi måtte ha et system som er svært brukervennlig, samtidig som det dekker alle våre behov, sier Holst Johnsen. Det nye økonomisystemet hos Varme & Bad håndterer butikkdrift, anbud og prosjektstyring i tillegg til innkjøp, personal og økonomi.

Prissammenlikning på internett
Når rørleggeren i Varme & Bad-kjeden kalkulerer, sammenlikner systemet priser hos ulike leverandører og beregner et tilbud basert på den beste prisen. Mens arbeidet pågår, registrerer håndverkerne timer og materialuttak. Det gir nødvendig kostnadsstyring under prosjektet og automatisk fakturagrunnlag når arbeidet er ferdig. Systemet blir innført etter en mal fra to representative pilotinstallasjoner og gjør tilpasninger etter brukernes behov. Så er det opp til den enkelte medlemsbedriften når og hvordan de vil implementere systemet, forklarer Tveit hos

leverandøren NaviCom.

Enkelt og fleksibelt
Fleksibilitet var viktig for oss. Vi ville ha et system som var modulbasert og enkelt å bruke. En typisk medlemsbedrift har rundt fem ansatte. Noen trenger én bruker, andre 25, og IT-kompetansen er begrenset. Samtidig måtte det være stabilt og håndterlig, sier Holst Johnsen i Varme & Bad-kjeden. Medlemsbedriftene må betale fra 30.000 opp til en halv million kroner, alt etter størrelse på bedriften og hvilke moduler de ønsker å ta i bruk for å koble seg på systemet. Varme & Bad gjorde en grundig utvelgelsesprosess før valget falt på Microsoft Dynamics NAV Attain. En egen styringsgruppe med to rørleggere og en representant fra grossistene jobbet frem en

kravspesifikasjon i forkant. Et eksternt konsulentfirma har vært med i prosessen. Vi sendte anbud til åtte, tok inn fem til presentasjon og satt igjen med to. Selv om NaviCom ikke hadde bransje-erfaring, ble de foretrukket på grunn av godt omdømme og et brukervennlig system vi hadde stor tro på, sier Holst Johnsen.

Glemt IT, fokuser på forretningen
Varme & Bad la vekt på brukervennligheten og den funksjonelle bredden i applikasjonen.

En rørlegger sitter ikke foran skjermen hele dagen. Han logger seg på når han trenger det. Da må brukerterskelen være lav og systemet stabilt. Ved å velge en kjent, Windows-basert løsning som gir oversiktlige og greie rapporter håper vi alle kan bruke systemet forholdsvis raskt, sier Holst Johnsen. Pilotimplementeringen starter i Lier og Haugesund. Basert på erfaringene derfra blir de bransjespesifikke kravene finjustert. Pilotinstallasjonene vil være ferdig over sommeren og levering til den enkelte medlemsbedrift vil starte umiddelbart.

Varme & Bad-kjeden ble etablert i 1995 og er en av Norges tre mest kjente VVS-kjeder. 70 medlemsbedrifter over hele landet er frivillige medlemmer. Varme & bad eies av medlems-bedriftene og grossistene Stavanger Rørhandel og Bergen Rørhandel, og omfatter 450 ansatte med en samlet årlig omsetning på ca 450 millioner kroner.

NaviCom AS utvikler og leverer løsninger innen styring av økonomi, prosjekt, produksjon og logistikk basert på standard programvare fra Microsoft Dynamics NAV. Målgruppen er mindre og mellomstore bedrifter i Norge. Selskapet er lokalisert i Sandnes og eies stort sett av de ansatte. Medarbeiderne i NaviCom har opp til 25 års erfaring i utvikling og levering av denne type løsninger til næringslivet, og forstår forretningsprosessene i de fleste bransjer. Forventet omsetning i år er 14 millioner kroner.