XXL vinner markedsandeler med strategisk IT-valg XXL

I samarbeid med Hands ASA

XXL vinner markedsandeler med strategisk IT-valg

- 25.000 vareslag fra grossist gjennom butikk og til kunde. Fullstendig integrasjon med kassasystem og front-end webløsning.

XXL og Hands ASA har signert kontrakt om leveranse av styringssystemet Microsoft Dynamics AX.

Elkjøp-gründerne Tore og Øivind Tidemandsen så en åpning i det trange sports- og fritidsmarkedet: Ubrukte muligheter med varehus og strategisk utnyttelse av IT fikk dem til å starte ny sportskjede.

Sport- og villmarkskjeden XXL satser på høy varegjennomstrømming og svært presis kostnadskontroll. Denne ideen om strategisk IT-utnyttelse åpner nye dører til et marked som tilsynelatende var fullt fra før. Sentralt i satsningen var valg av nytt økonomi- og styringssystem.

–Vi arbeider for å utnytte IT-verktøy smartere og mer omfattende, og ser det som et av grunnlagene for suksess, sier administrerende direktør Robert Iversen, medeier i XXL og dessuten ivrig friluftsmann og jeger.

Erfarne gründere
Iversen har store ambisjoner på vegne av sport og villmarkskjeden XXL, som han eier sammen med Tore og Øivind Tidemandsen, kjent som gründerne av Elkjøp. Etter ett års drift står butikker i Oslo sentrum og Stavanger klare, med til sammen nesten 6.000 m2 butikkflate. To nye varehus er under bygging på Alnabru og i Sandvika, begge på 4.000 m2 – omtrent som en fotballbane.

– Etter å ha solgt Elkjøp ønsket vi å se på nye forretningsmuligheter i detaljbransjen. Sport og villmark var preget av mange små aktører som favnet mange fagområder. Vi satser på spesialkompetanse, bredt vareutvalg og stordriftsfordeler med utstrakt bruk av IT, forteller Iversen.

Effektiv vareflyt
Varehuskonseptet er slik du kjenner det fra Elkjøp – kjente merkevarer til lave priser, 30 dagers prisgaranti og gigantisk utvalg. XXL tilbyr 25.000 artikler. Du kan kjøpe alt fra varme ullsokker og sykler til våpen og jaktreiser i Afrika på samme sted.

– Vi hadde behov for et styringssystem som tok seg av vareflyten gjennom hele verdikjeden, fra grossist gjennom butikk og til kunde. Samtidig måtte systemet kunne vokse i takt med våre ambisjoner, forteller Iversen. Fullt utbygd kan det nye systemet håndtere opptil 3.600 samtidige brukere.

– Vi har 25.000 vareslag, så effektiv logistikk er svært viktig. De riktige varene må alltid være inne, samtidig som omløpshastigheten må være høy. Store lager bidrar til å drepe denne bransjen. Volumvarer må kunne bestilles automatisk, og vi må kunne samle alle administrative funksjoner i en liten, sentral enhet for å være mest mulig effektive.

Hos XXL er sanntids informasjon oppdatert og tilgjengelig gjennom hele verdikjeden til enhver tid; i butikkene, på hovedkontoret, sentrallageret og hos grossistselskapet.

– En viktig faktor for å lykkes i dette markedet er muligheten til å reagere raskt på endringer i markedet, og det kan vi med dagens system. Sport og villmark er et relativt homogent marked, men med regionale forskjeller. Vi har skaffet oss bedre kontroll over innkjøpene ved at samme person og samme system har ansvar for innkjøp og salg. Da ser vi lettere trender og sesongvariasjoner på et tidlig tidspunkt og kan være forberedt.

Hands on
Både Iversen og Tidemandsen-brødrene er aktivt med og bygger nye butikker. Det er hands on-filosofi som har blitt et varemerke for disse karene. Tore Tidemandsen bygget opp de fleste Elkjøp butikkene selv.

– Også nå er vi i en ekstremt forbrukerorientert bransje, og tar med oss prinsipper som vi vet fungerer. Staben er håndplukket, og vi gir omfattende opplæring. Kundene skal oppleve fagkunnskap og service når de kommer inn i butikkene. Vårt mål er å tjene penger ved å være best i bransjen. Da må vi bruke de riktige verktøyene, - det gjelder også IT, forklarer Iversen.

Et felles styringssystem
Økonomisystemet hos XXL er fullstendig integrert med kassesystem og front end webløsning. I leddet bak butikkene har XXL sitt eget grossistselskap. Det er fullstendig IT-integrert med resten. De to leddene bruker det samme systemet og er på nett med hverandre. Alle transaksjoner er helautomatisert. Forbindelsen går over faste linjer. Kommunikasjon over internett er også mulig.

–Sammen med skalerbarhet var akkurat integrasjonsmulighetene den viktigste årsaken til at vi valgte dette systemet, sier Iversen.

Grunnenheten i alle transaksjoner er den enkelte varen. Når du avslutter en større handel – en sykkel, et gevær, nye jaktstøvler – registrerer selgeren salget direkte i systemet fra sin terminal ute i butikken. Systemet genererer en ordrebekreftelse og sender en beskjed til kassesystemet. Samtidig blir lagerbeholdningen oppdatert. Kunden tar med ordrebekreftelsen og varen til kassen og velger betalingsmåte. Når butikken stenger og kassen gjøres opp, sender kassesystemet dataene tilbake til hovedboken sammen med alle småkjøp som blir direkteregistrert når kunden betaler.

Kredittsalg faktureres automatisk dagen etter. Reskontroen utlignes – fortsatt automatisk – og alle data om salg og vareflyt er umiddelbart tilgjengelig. Systemet kan dermed enkelt sjekke om utsolgte varer finnes i en annen butikk, og bestille dem opp.

– Kostnadseffektivitet og løpende kontroll er nøkkelfaktorer for oss. Vi må kunne se nøkkeltall for butikker og vareslag så tidlig som mulig. Derfor er det så viktig at systemet oppdaterer seg i sann tid, sier Iversen.

Halverer transaksjonene
XXLs grossistselskap håndterer alle varehusene. Det åpner for store muligheter til å forenkle transaksjonsflyten.

Butikkene bestiller varer fra én grossist, som sørger for at varene kommer rett i butikkhyllene hos XXL. Dermed har sportsbransjen fått et just-in-time-system som vi kjenner fra dagligvare. Det sparer lagerutgifter – XXL har 150 m2 lager til en butikk på 4.000 m2 – og halverer antall transaksjoner. Når systemet er fullt utbygd, får det standard hovedplanlegging med automatiserte innkjøpsrutiner, der systemet selv genererer innkjøpsforslag.

Det nye styringssystemet hos XXL baserer seg på standardsystemet Microsoft Dynamics AX, levert av forhandleren Hands ASA.

Om XXL
XXL har nå sportsvarehus – de største i Norden – i Oslo og Stavanger, åpner om kort tid to nye i Oslo-området og planlegger et femte i Trondheim. Ideen er få, men gigantiske varehus i de store byene, i en bransje der det vanlige er små butikker spredt over hele landet. Fordi det er mer effektivt å drive et stort varehus enn mange små, kan XXL selge billigere og samtidig ha et mye større utvalg. XXL fører kjente merkevarer av klær og utstyr, og tilbyr også opplevelsesreiser, kurs og events – bjørnejakt i Canada, golfreiser i Irland. Med fire varehus i drift vil XXL ha 140 ansatte og en årlig omsetning på 200 millioner kroner.